Publicado el 12.05.2012
Ya hablamos hace un tiempo del concepto de calidad. En esta ocasión vamos a profundizar en ese concepto y hablaremos de la calidad en la empresa.
Un sistema de calidad es una filosofía de trabajo mediante la cual toda la plantilla diseña, desarrolla, fabrica, vende, presta un servicio postventa, etc. sobre unos determinados productos para satisfacer a un cliente.
Los sistemas de calidad son diferentes para cada empresa, estando sometidos a continuos cambios para adaptarse a las necesidades de cada momento. Es decir, cada organización debe buscar el sistema que mejor se adapte a sus requerimientos.
Las empresas, cuando implantan un sistema de calidad, lo hacen buscando una herramienta que permita optimizar todos los recursos y alcanzar los objetivos planificados. Esto es, el sistema de calidad no debe cambiar la “razón de ser” de la empresa (lo que se denomina misión, visión y valores de la organización).
Básicamente, los objetivos estratégicos de toda empresa, y por cuya consecuencia el sistema de calidad se implanta son dos:
- Satisfacer al cliente proporcionándole productos o servicios con las características que él desea.
- Minimizar costes, con lo cual los productos o servicios de la empresa serán más competitivos.
La implantación de un sistema de gestión de la calidad implica considerar los siguientes puntos:
- Objetivos generales de la implantación del plan de calidad.
- Métodos elegidos para lograr el sistema de calidad.
- Actuación prevista para cada implicado en la implantación.
Por lo tanto, con unos objetivos de calidad bien determinados y fijados, con un método adecuado y con las asignaciones a cada miembro de la organización, la empresa conseguirá implantar un Sistema de Gestión de la Calidad.
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Calidad, Empresas
Publicado el 2.04.2012
Hace poco os hablábamos sobre la conveniencia de elegir entre software libre y propietario a la hora de decidirse por un sistema ERP. Hoy os vamos a hablar de un sistema de Software ERP de código abierto (libre) como es Openbravo.
Openbravo es un ERP de código abierto orientado a las pymes, en las que en los últimos tiempos el software libre se ha ido haciendo un hueco gracias a su cada vez mejor rendimiento, estabilidad y facilidad de uso. Hasta el momento esta incorporación se ha producido en áreas poco críticas, por decirlo de alguna manera: navegadores, correo electrónico, suites ofimáticas y poco más. Openbravo supone una buena y fiable alternativa a los ERP tradicionales.
Lo más destacable de esta aplicación, es que prioriza lo realmente fundamental para una empresa cuando hablamos de productos de este tipo, ya sean estos propietarios o libres, el soporte durante la implantación y durante la etapa funcional del producto. Para conseguir esto, la empresa dispone de una amplia red de Partners en todo el mundo, 26 de ellos en España.
En cuanto al producto en sí, decir que ha sido diseñado de forma nativa en entorno web, permitiendo el acceso de los clientes al mismo desde un navegador convencional. La aplicación necesita estar instalada en un servidor, aunque no necesariamente localizado en las oficinas de la empresa, ofreciendo así la posibilidad de externalizar este apartado.
Openbravo. Funcionalidades
- Gestión de los datos maestros: los cimientos del sistema. Permite que la información esté disponible para todos los usuarios de cualquier departamento, evita duplicidades a la hora de introducir la información puesto que sólo se hace una vez.
- Gestión de aprovisionamientos: es el bloque encargado de tratar con pedidos, albaranes, facturas, etc., creando un ‘‘flujo de trabajo’‘, en el que cada documento se nutre del anterior. Simplificando, si ya he introducido los datos de un proveedor en un albarán, cuando llegue la factura correspondiente no los tengo que volver a introducir, evitando de esta forma errores y duplicidades en la introducción de información.
- Gestión de almacenes: como su nombre indica, gestiona stocks, bultos, permite impresión de etiquetas, códigos de barras, gestion de entradas y salidas, etc. Al ser este un sistema integrado, los datos de los otros módulos ‘‘fluyen’‘ hacia él, automatizando buena parte de las tareas de las que se encarga.
- Gestión de proyectos y servicios: orientado a empresas dedicadas a la realización y entrega de proyectos, gestionandolos de principio a fin, con capacidad para admitir varios tipos de proyectos, control de presupuestos, herramientas de toma de decisiones, control de gastos y recursos asignados al proyecto, tareas, etc.
- Gestión de la producción: cubre la planificación de la producción, aprovisionamientos, órdenes de fabricación, partes de trabajo, cálculo de los costes de producción, notificación de incidencias de trabajo y partes de mantenimiento.
- Gestión comercial y de las relaciones con clientes (CRM): el módulo comercial se encarga de nuestras ventas y clientes. Emisión de albaranes, facturas, gestion de pedidos, tarifas, gestión de clientes unificada…
- Gestión financiera: el área dedicada a la contabilidad, cuentas a pagar y cobrar y activos fijos. Concebida para que la introducción manual de información sea mínima, puesto que lo que hace en realidad es recolectar los datos de los otros módulos, permitiéndonos centrarnos más en analizar los números que en ‘‘picarlos’‘.
- Business Intelligence (BI): el módulo de reporte y análisis, que nos va a permitir extraer de nuestro sistema los datos clave para la toma de decisiones.
Todo aquel que conozca el funcionamiento de este tipo de productos sabrá que tanto las áreas descritas, como sus funcionalidades y capacidad de interacción, son comunes a cualquier ERP que se precie de llamarse como tal, pero el hecho de ser libre no implica que carezca de potencia o funcionalidades.
Dada su condición open source, se puede descargar la aplicación e implementarla apoyándote en la documentación pública disponible. Ofrecen también paquetes comerciales en los que se incluye soporte, actualizaciones automáticas, copias de seguridad y otros servicios que sin duda añaden valor a una solución de estas características y son por tanto la mejor opción para una empresa.
Openbravo es, cuando menos, una alternativa refrescante en el mundo del los ERP, brindándonos la posibilidad de ser propietarios del software que utilizamos para la gestión de nuestra empresa y pagar únicamente por los servicios que recibimos.
Más información | Openbravo
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Openbravo, Pymes, Software Libre
Publicado el 27.03.2012
Hoy día, el concepto de calidad aparece asociado de forma frecuente a actividades, productos o servicios en un abuso del término tal que, a veces, se confunde su significado.
La calidad, como herramienta de mejora para las empresas, surge en Japón tras la Segunda Guerra Mundial. Este país, devastado por la guerra, debía planificar estrategias que le permitiesen mejorar y ser competitivo. La gestión de la calidad hizo de ellos, con tiempo y esfuerzo, una auténtica superpotencia. Desde entonces, la calidad no ha dejado de evolucionar. No obstante, a pesar de la constante búsqueda de la calidad, no es fácil ponerse de acuerdo sobre la definición del término.
Concepto de Calidad
Todas las definiciones de calidad son diferentes, aunque coinciden en un aspecto fundamental:
Un producto y/o servicio tiene “calidad” si cumple una serie de requisitos que son los esperados por los potenciales usuarios del mismo.
De tal modo, si un cliente espera que el vehículo que acaba de adquirir tenga una determinada potencia, éste debe tenerla, de lo contrario no habrá cubierto las expectativas individuales del cliente (es decir, no satisface las necesidades del cliente tal y como éste esperaba).
Analizando la definición anterior, se constata que calidad no significa que todo esté perfecto, sino que el producto o servicio se adecue a los niveles prefijados como aceptables por los clientes. Esto es, que el producto cubra las expectativas individuales del cliente. Por ejemplo, cuando una persona compra su marca favorita de chocolatinas, sabe de antemano cuál va a ser el sabor de las mismas, es decir, tiene unas expectativas individuales sobre el producto. La empresa que fabrica esas chocolatinas está obligada a ofrecer el producto con ese sabor, ni más ni menos. Es precisamente ahí donde se encuadra el concepto de calidad. Por lo tanto, analizando lo expuesto en este párrafo, la calidad en el servicio supone ofrecer un producto con unas determinadas características (que cubran las expectativas de los clientes/usuarios del mismo) y además mantener ese nivel de manera continua. De este modo, se pone de manifiesto que la calidad pretende no sólo facilitar la primera venta del producto/servicio sino, más importante aún, conseguir que el cliente/usuario repita su compra (pues se garantiza que el producto/servicio será el mismo). Imagina que ocurriría si cada vez que se adquiere una Coca Cola el sabor fuera diferente, o el color, o el precio, etc. la conclusión es obvia, la empresa estaría abocada al fracaso.
El término expectativas individuales es muy empleado en calidad, puesto que recoge la percepción que el cliente tiene del producto o servicio. En este sentido, es necesario que la empresa cubra dichas expectativas. Es más, hay quien dice que la calidad supone superar esas expectativas. De forma que si la empresa es capaz de superar las expectativas individuales del cliente, habrá calidad.
Para lograr estos niveles de calidad que el cliente espera, es preciso que toda la organización se involucre en su obtención tanto en términos globales (empresa9 como individuales (cada una de las personas que trabajan en ella).
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Calidad, Calidad en el Servicio, Clientes, Expectativas Individuales, Niveles de Calidad
Publicado el 22.03.2012
Una de las principales preguntas que una empresa debe hacerse a la hora de evaluar un cambio es ¿Por qué cambiar?
Si hablamos de implementar un sistema de gestión, está claro que es uno de los procesos de cambios más profundos que una organización puede llevar adelante. Entre tantas implicaciones que este cambio conlleva estará la de medir, definir indicadores. Igual que existen -por ejemplo- los indicadores Forex debemos definir nuestros propios indicadores para poder medir procesos o sistemas y extraer resultados.
Y queremos medir procesos o sistemas, o bien para monitorearlos, o bien por una necesidad de control. Sin embargo, elegir qué medir ya no es tan obvio y suele ser un proceso muy tramposo.
¿Cómo elegir un buen indicador?
Se mide lo que importa y se llega a valorar lo que se mide. Nadie se preocupa por la cantidad de dinero que se desperdicia por la ineficacia de un proceso hasta que se empieza a reportar el indicador en reportes a la gerencia.
Es el poder que tienen ciertos indicadores que los hacen muy peligrosos. Indicadores mal elegidos pueden generar comportamientos no deseados hasta hacer que deje de funcionar una organización. Si se define como indicador aumentar las ventas, seguramente la organización aumente las ventas en el corto plazo. Aunque tal vez con el costo de un peor servicio. Con el tiempo, disminuirá la productividad de los empleados, y así caerán las ventas en el largo (o mediano) plazo.
Algunos errores muy comunes en la definición de indicadores pueden ser medir solo lo que es medible, pero no lo que sí es importante. Medir la productividad por igual de todos los equipos, sin medir lo que realmente aprendieron. También otro error es el de que sean falsificados, en especial, cuando son comunicadores de malas noticias. Y por sobre, no todo tener en cuenta que se definen basándose en un modelo propio. Son una representación incompleta de la realidad. Las creencias, lo que se asume del mundo basado en la cultura y personalidad van a afectar la decisión de los indicadores que se eligen. Es crítico que todos puedan ser capaces de exteriorizar los modelos al momento de definirlos.
Características que debe tener un indicador
Lo que un indicador debe tener es que sea claro, relevante, útil, promovido y comunicado a todo nivel organizacional. Los grandes cambios suelen darse en entornos de alta complejidad, en donde se requiere prueba y error, y aprendizaje para poder identificar los indicadores adecuados. Sin importar la dificultad y la incertidumbre, no se puede gestionar sin indicadores.
Los sistemas de información ocupan un lugar clave a la hora de gestionar la gran diversidad y cantidad de indicadores de las organizaciones. Al evaluar un sistema de información, es útil que no solo permita gestionar indicadores numéricos, sino que también permita representaciones a través de símbolos, imágenes, colores, signos…
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Indicadores, Resultados
Publicado el 21.03.2012
La implantación de un sistema de Software ERP es un hueso duro de roer y ya existen una buena cantidad de proyectos que han fracasado en los últimos años. Muchos de estos proyectos fallidos pueden atribuirse a errores en uno o varios de los siete hábitos que se recomiendan para una implementación exitosa. Muchos de los problemas subyacentes están relacionados con dificultades para afrontar cuestiones culturales dentro de la organización, y es por ese motivo que hablamos de hábitos.
Las personas están acostumbradas a trabajar con métodos viejos y quieren continuar con ellos. Están habituados a trabajar con datos inapropiados, fechas inválidas del sistema y otras “ineficiencias”. Mucha gente prefiere la informalidad a la formalidad. Tienen ciertos vicios adquiridos con el tiempo.
La implementación de un ERP trae consigo la necesidad de adoptar mayor formalidad en el trabajo y la adhesión a más procesos de los que la gente está acostumbrada. La verdad es que el mundo es más global, más competitivo y cambia muy rápido. Hoy en día la gente está muy preparada y surgen nuevas formas de capacitación como por ejemplo el entrenamiento en medios, entre otro tipo de especializaciones. Dentro de este contexto las empresas necesitan integrarse tanto en los negocios como en los países, industrias y culturas para poder sobrevivir. La integración de sistemas es esencial y la integración de personas es un gran desafío.
ERP – Los 7 hábitos para una implementación exitosa
- Implementar un liderazgo integrado. Hacia finales de los ’80 las empresas comenzaron a reconocer el valor del planeamiento de ventas y operaciones. Fundamentalmente el balance entre la demanda y el plan de capacidad operacional. Un liderazgo integrado describe el modo en que el CEO lidera la estrategia desde arriba hacia abajo (top-down) y replantea desde abajo hacia arriba (bottom up), basado en información honesta, correcta y realista.
- Asegurar que el equipo gerencial tiene entusiasmo y compromiso con el proyecto. Hay ejecutivos de primer nivel que creen que la implementación de un software puede sub contratarse a terceros. Pero hacer esto, es sub contratar responsabilidades. Desafortunadamente la implementación es menos seductora que adquirir un negocio o lanzar un nuevo producto. Los “tecnófobos” no quieren involucrarse en proyectos de IT que, generalmente, son largos, aburridos y cargados de conflictos.
- Asegurar que los datos de la compañía sean precisos. Una causa frecuente de la falla de proyectos de ERP es la pérdida de datos precisos. Datos de inventarios, listas de materiales o asignación de rutas son tres de los culpables claves. En un ERP (Enterprise Resource Planning) integrado todo es necesario para asegurar la confiabilidad y precisión de los datos. Las cuestiones claves son limpiar los procesos que hicieron crecer los datos malos y asegurar que, luego de la entrada del sistema en producción, habrá disciplina para mantener la calidad de los datos.
- Asegurar que hay una línea de responsabilidad en el negocio para el éxito del proyecto. Los gerentes de la empresa (Marketing, Operaciones, Finanzas, Producción y las otras) son responsables del éxito de la implementación y funcionamiento del ERP. El equipo del proyecto debe responsabilizarse por entregar el mismo en sintonía con el negocio. La clave está en evitar que el equipo trabaje en una torre de marfil desarrollando procesos, sistemas, entrenando gente a usar el producto y demás tareas.
- Asegurar que el 100% de las personas del negocio hayan sido educadas (no entrenadas) en el nuevo sistema y los modos de usarlo. La diferencia entre educación y entrenamiento es crítica. Educar es cambiar el corazón y mente para aceptar la necesidad del nuevo sistema y los procedimientos formales que implica. Esto significa, entre otras cosas, evitar prácticas pobres como operar con doble juego de números (Ejemplo: uno para el presupuesto y otro para propósitos operacionales).
- Usar una prueba o simulación como un método para experimentar y validar el sistema antes que el ERP ingrese en la etapa de producción. La forma clásica para asegurar la aceptación de un sistema empresarial es ejecutar cuidadosamente guiones y rutinas piloto que prueben que las expectativas previstas para un grupo de transacciones producen los resultados esperados. Sin embargo, esto no prueba la potencia combinada del sistema, los procesos y personas trabajando todos simultáneamente y menos si la gente está preparada para realizar su trabajo en el nuevo escenario.
- Asegurar que el sistema está basado en funcionalidades estándar. Ciertamente, los ERP modernos poseen una enorme cantidad de funcionalidad construida. Y siempre, para los usuarios, es una tentación construir funcionalidad más compleja dentro de la aplicación. Sin embargo, en muchos productos de software hay ocasiones donde el sistema “no hace lo correcto” por alguna razón. Y aquí se produce un conflicto pues pretenden que el sistema haga lo que ellos no saben explicar como hacer.
Software ERP
Éxito, Fracaso, Hábitos, Implementación
